Құжаттардың деректемелерін ресімдеу

Іс қағаздарын жүргізуде мемлекеттік нормативтік актілерде-стандарттарда белгіленген іс құжаттарын ресімдеуге қойылатын бірыңғай талаптар мен ережелер бар. Стандарттарда іс құжаттарының мазмұнына, құрылымына және ресімделуіне қойылатын талаптарды белгілейтін ережелер жазылған. Құжаттарды ресімдеу ережелерін орындау:

- құжаттың заңды күшін;

- құжаттарды жылдам және сапалы әзірлеуді және орындауды;

- құжаттарды жылдам іздестіруді ұйымдастыруды;

- оны өңдеуге шығынды азайту үшін іс құжаттарын компьютермен өңдеуден өткізуді қамтамасыз етеді.

Стандарт ұйымдастыру-басқару құжаттарына қолданылады.

Сонымен, деректеме дегеніміз не? Ол кез келген құжат ресімдеу элементтерінен (қол қою, күнін көрсету және т.б.) тұрады. Осындай құрамдас бөліктер деректемелер деп аталады. Деректемелер – қызметтік құжаттарды міндетті ресімдеу элементтері.

Деректемелердің құрамы арнайы мемлекеттік стандартта белгіленген. Деректемелер құжатта қатаң белгіленген стандарттық тәртіпте орналасады. Қазіргі іскерлік тәжірибеде жиі кездесетін құжаттың маңызды деректемесіне мыналар жатады:

Деректемелердің нөмірлері мен атауы мыналарды қамтиды:

Осы тізімге қарай отырып, мыналарды айтуға болады: бірқатар деректемелер бір кәсіпорынның әртүрлі құжаттарын ресімдеу кезінде өзгеріссіз қалады – бұл кәсіпорынның эмблемасы, ұйымның атауы және ұйым туралы анықтамалық деректер. Әрине, кәсіпорын өз атауы мен эмблемасын немесе мекен-жайын күнде немесе жылда өзгерте бермейді. Сондықтан кестедегі алғашқы 3 деректеметұрақты деректемелер деп аталады. Нақты құжатты жасау кезінде белгіленетін қалған барлық деректемелер (құжат түрінің атауы, құжаттың күні және т.б.) әр түрлі құжатта ерекшеленеді – сондықтан да оларды ауыспалы деректемелер деп атайды.

Осы схемадан көріп отырғанымыздай, әрбір құжатты негізгі 3 бөлікке бөлуге болады:

- тақырыптық бөлік (оған мәтіннің соңына дейін орналасқан деректемелер кіреді);

- негізгі бөлік (мәтіннің деректемелері және қосымша),

- ресімдеуші бөлік (мәтіннің төменгі жағында орналасқан деректемелер және қосымшалар).

Әсіресе құжатқа заңды күш беретін құжаттың күні, мөрі, тіркеу нөмірі, бекіту белгісі секілді деректемелердің дұрыс толтырылуы маңызды болып табылады.

Құжатта деректемелер 2-3 жоларалық интервалмен бөлінеді. Құжатты дайындау кезінде 6.0 сериялы және одан жоғары Word for Windows мәтін редакторын, № 12 (кейде 14 кегл) кеглді Times New Roman шрифтін қолдану ұсынылады. Екі немесе одан да көп беттен тұратын құжатты ресімдеу кезінде екінші және одан кейінгі беттері нөмірленуі керек. Бет нөмірлері парақтың төменгі оң жағына араб санымен сөз және тыныс белгілері қосылмастан қойылуы тиіс.