Ақпараттарды құжатта сақтауға байланысты кез-келген басқарушылық қызмет және кез-келген басқарушылық шешім міндетті түрде құжаттық нысанада тіркеледі.

Егер құжатты жасау әдетте құрылымдық бөлімшелердің басшылары мен мамандарының функциялары болып табылса, онда оларды рәсімдеу, тәртіп бойынша, хатшыға немесе басқарманың құжаттық қызмет ету (БҚА) қызметіне тапсы-рылады.

Бүгінде компьютер құжаттарды жасаудың және сараптаудың негізгі құралы б.т.

Қызметтік құжаттарды рәсімдеу стандарттармен тәртіпке келтірілген  жасалу  тәсіліне  тәуелсіз.

Барлық қызметтік құжаттар белгіленген реквизиттерді пайдалана отырып стандарттық үлгілердегі қағазда рәсімделеді.

Құжатты компьютерде жасау және рәсімдеу осы құжат әзірленген базадағы нысанды шақыра отырып басталады. Бұл сіздің ұйымда әзірленген, бірегейленірілген құжаттың белгіленген нысаны, ұйымның бланкасы немесе таза парақ болуы  мүмкін.

Өзімізге мәлім, біздің елімізде қызметтік құжаттар үшін СХҰ (Стандарттау жөніндегі халықаралық ұйым) қабылдаған, атап айтқанда А нысаны (қағаз парақтарының көлемі) пайдаланылады. Жиі қолданылатыны  А4 және  А5 нысандары.

Шетелдерде қағаздардың – Letter (8 ½*11 in, яғни 21. 59*27.94 см) және  Legal ( ½*14 in, яғни 21. 59*35.56 см) нысандары кең тараған. Компьютерлік бағдарламада, оның ішінде бейтараптандырылған бағдарламада (орыс тілінде) «үндемеу бойынша» қондырғы ретінде отандық стандарттарға сәйкес келмейтін қағаздардың нысаны, жиегінің көлемі жиі беріледі. MS Word-та жұмысқа кірісерде қағаздың – А4  210*297 мм көлемін аонату қажет.

Қағаз нысанын орнатқаннан кейін құжаттардың жиегін айқындау қажет. Құжаттар жиегінің мынадай көлемін белгілеу ұсынылады:

• Сол жақ жиек – 35мм (3,5см)

• Оң жақ – кем дегенде 10мм (1см)

• Жоғарғы жақ – 20мм (2см)

А4 нысандағы құжаттар үшін төменгі жиек – кемі 20мм (2см)

А5 нысандағы құжаттар үшін (148x210мм) төменгі жиек әдетте кемі 15мм болып белгіленеді.

Бет параметрлерінің деректері құжаттардағы одан әрі жасалатын барлық жазбалар үшін бекітіледі.

MS Word үлгісіндегі мәтіндік редакторда жасалатын кез-келген жаңа құжат белгілі бір негізде – «шаблонда» орна-ластырылады. Шаблон үнемдеу бойынша құжаттарды рәсімдеу параметрлерінің кейбір жиынтықтарын қамтитын таза парақ болуы мүмкін.

Осы жерде және бұдан әрі қолданылатын «үнемдеу бойынша» термині көрсетілген параметрлер, егер пайдаланушы өзге параметрлерді тікелей тапсырмаса, жаңадан жасалатын барлық құжаттарда пайдаланылады.

Шаблондар сондай-ақ стандартты мәтінге, графикке, ерекше безендіруге және жалпы құжаттарда жиі кездесетіндердің барлығына ие болуы мүмкін. Басқару жағдайларын қайталанды көрсететін шаблондардың жиынтығы құжаттарды әзірлеуге, оларды рәсімдеуге, бірегейлендіруге деген уақытты айтарлықтай қысқартуға, демек – құжаттарды қабылдауды жеңілдетуге  мүмкіндік  береді.

Ұйымдардың басым құжаттары, оның ішінде барлық шығыс құжаттары бланкада рәсімделеді. Сондықтан, шаблондарды жасауды ұйым бланкаларын жасай отырып бастыған орынды.

Қолданылып жүрген ГОСТ-қа сай бланк – бұл «онда құжаттың тұрақты ақпараты және ауыстыру үшін бөлінген орны көрсетілген қағаздың стандартты парағы». Әдетте бланк деген   ұғым   мекеме   атауы  –  құжат   авторлары   көрсетілген

қағаздың таза парағын білдіреді. Қызметтік құжаттардың авторы – ұйымдар, құрылымдық бөлімшелер, лауазымдық тұлғалар болуы мүмкін.

Мекемелер, ұйымдар және фирмалар көп жағдайларда бланкаларда өздерінің эмблемаларын орналастырады. Егер ұйым эмблемасының графикалық файл түріндегі эталондық кескіні бар болса, ол эмблеманы бланкащда орналастыру үшін пайдаланылады. Болмаған жағдайда, эмблема сканерлендіріледі, алынған кескін таңдалған орынға орналастырылады. Егер эмблема құжаттың жоғары жиегіне орналастырылса, ол бірінші беттің колонтитулына орналатырылады.

Принтерде бланканың кескінімен бірге басылған стандартты құжаттың қолдан жасаудан қорғалмағандығын есте ұстау керек. Мөр бедерінің бар болуы, сондай-ақ, стандартты офистік құралдарымен  оңай жасалатындықтан, құжат түп-нұсақасына кепіл бола алмайды. Сондықтан, біршама маңызды құжаттар үшін эмблемелары бар, баспаханалық тәсілмен орындалған, бедерлендірілген, су таңбалары бар, көп түсті басылыммен бастырылған бланкалар пайдаланылады. Тәртіп бойынша мұндай бланкалар баспаханалық тәсілмен нөмірленеді. Біршама ең жауапты жағдайлар үшін құжат бланкасының кескіні құжатпен бірге басылуы және құжат шаблонына енгізілуі мүмкін. Қазіргі уақытта офистерде пайдаланатын стандартты лазерлік принтер (600dpi рұқсаты) ұйымның эмблемасы сияқты графикалық элементтерді қам-титын бланкаларды кескіндеу үшін айтарлықтай жақсы сапа береді.

Тіркеу нөмірі Lotus Notes DOS Open құжатты бастапқы сақтау кезінде автоматты түрде толтырылатын «тіркеу нөмірі» жиегі құжат шаблоныгның тиісті орнына орналастырылуы мүмкін.

Құжаттарды және іс жүргізудің тіркеудің көптеген автоматтандырылған жүйелері ұйымдардың хат-хабарлары туралы деректер  базасын  өзіне   қамтиды,  мұндай   жағдайда   адресті енгізуді жеделдету және оны жазуда қатеге жол бермеу үшін «Адресат» реквизиті тиісті деректердің базаларын пайдалану арқылы толтырылады. Деректер базасында бір ұйымның бірнеше атауының пайда болуын болдырмау үшін деректер базасын кезең-кезеңде тексеріп отыруы және хат-хабарлар тізіміне толықтырулар енгізуге құқығы бар адамдардың тізімін шектеу ұсынылады. Әдетте бұл іспен кіріс хат-хабарларын тіркеуге жауапты және деректер базасын ұйымдастырудың принциптері туралы хабардар адам айналысады. Әсіресе, құжаттарды жаппай басып шығару (немесе факс/электрондық почтамеен автоматты түрде жіберу) кезінде адрес иесі туралы деректерді пайдалану тиімді, ал қажет болған жағдайларда – Құрметті, Қуанышбек Жақыпұлы! немесе Құрметті, Айман Әмірзалиқызы! деген қаратпа сөздер қосылады. Жаппай жіберуді құру MS Word Сервис менюінде Слияние командасы пайдаланылады. Әзірлік барысында көптеген құжаттар барлық мүдделі тараптармен келісуге жатады. Бұл – құжаттардың қолданып жүрген заңдарға және нормативтік актілерге сәйкестігін тексеру үшін жасалады, шын мәнінде жобаны бағалау болып табылады.

Жергілікті желілермен жарақталған қазіргі офистердің негізгі басымдықтарының бірі – құжаттарды келісуді жедел-дету және жеңілдету б.т. Ол құжаттың дәйекті бағытын белгілеу не белгіленген келісім тізбесіне сәйкес оны бір мезгілде барлық мүдделі адамдарға жіберу арқылы жүргізіледі.  Егер дәйекті түрде жіберу белгіленсе, онда одан кейінгі әрбір рецензент оған дейін құжатты қараған қызметкердің ескертпесін көреді. Түзетудің бір қызметкермен аяқталуы, келісуге берілген тізімде көрсетілген басқа қызметкерге құжатты автоматты түрде берумен жалғасады. Құжатқа түзетулер, қосымшалар және қысқартулар енгізу бастапқы мәтінді жоюға әкеліп соқпайды. Құжатта кім қандай тіркеу енгізгені тіркеледі. Әр қызметкердің енгізген түзетуі әр түспен белгіленеді. Құжатты барлық мүдделіадамдар қарағаннан кейін ол процеске енгізген атқарушыға автоматты түрде қайтарылады.

Іс жүргізудің автоматтандырылған жүйелерінде, бағыттандыру модульдерінде құжаттардың әр түрлі және түрлілігі үшін келісушілердің алдын-ала жасалған тізіміне сәйкес бұл процесс автоматты түрде жүзеге асырылады. Мысалы: келісім-шарт автоматты түрде бухгалтерияға, заңгерге және келісім-шарт үлгісіне тәуелді – басқа мүдделі  бөлімшелерге түседі.

Автоматты жүйе құжаттың өтуіне бақылауды, егер құжат қайсы бір бөлімшеде бөгеліп қалған жағдайда ескертуді жүзеге асырады. Белгілі бір құжатқа рұқсат беретін тұлғалардың тізімін басшы бекітуі тиіс. Бұл тек құжатты жасауды жеделдетіп қана қоймайды, қателерді болдырмауға мүмкіндік береді.

Басқару қызметінде орын алған стандартты емес жағдайды көрсететін жеке мәтінде құжатты жасауды талап ететін жағдайлар кездеседі. Компьютер мұндай құжатты жасау кезінде дн көмектеседі.

Құжатты әзірлеудің бірінші кезеңі – мұндай үлгілердегі мәселелерді шешудің тәртібін айқындайтын нормативтік-әдістемелік құжаттардың заңдық базаларын зерттеу екені мәлім. Құжаттарды әзірлеудің бұл кезеңі заңдық базаларының күрделілігіне, оңай қол жеткізбейтіндігіне және заң шығару материалдарын іздеу жұмыстары бойынша көп еңбектенуді қажет ететін жұмыстарды жүргізу қажеттілігіне байланысты жиі назардан қалып отырды. Қазіргі уақытта жан-жақты заң шығару және нормативтік-әдістемелік құжаттарды қамтитын көптеген заң және құқықтық деректер банктерінің бар болуы құжаттардың әзірлену сапасын айтарлықтай арттыруға мүмкіндік береді.

Құжатты жасауға әзірлеудің екінші кезеңі – осы мәселе бойынша мұның алдындағы құжаттарды, осыған ұқсас мәселелер бойынша құжаттар мен шешімдерді зерттеу б.т. Құжаттарды іріктеу проблемасы көп жағдайда әзірленіп жатқан құжаттың дұрыстығын, қарама-қайшы еместігін және толықтығын айқындайды. Тіркеудің кәртішкелік жүйесі кезінде құжаттарды тақырыптық іріктеу пәндік-тақырыптық кәртішкелермен шектелетін және жұмсалған айтарлықтай еңбек толық қайтарымын бермейтін. Тек тіркеудің компьютерлендірілген жүйесі ғана құжаттар мен автоматтандырылған іздеу арасында байланыс орнату арқылы тапсырылған мәселе бойынша барлық қажетті құжаттарды іс жүзінде табуға, ал құжаттардың мәтіндерін толық сақтау жүйесі кезінде – барлық қажетті ақпаратты экранға бірден шығаруға мүмкіндік береді.

Құжатты әзірлеудің үшінші кезеңі – нақтылы ситуациялар бойынша деректер жинау б.т. Бұл кезеңде деректердің алынған базаларымен қатар ұйымда, мекемеде және фирмада әзірленген деректер базалары пайдалануы мүмкін.

Құжат қарапайым мәтін түрінде ұсынылуы мүмкін:

Таблица ақпараттардың көрнекілігі мен қолайлылығы үшін жақсы нысан б.т. Үлкен энциклопедиялық сөздікке сай таблица (польск. tablica, лат. tabula – тақта, тізім) – белгілі бір жүйеге келтірілген мәліметтердің тізбесін, сандық деректерді; мәліметті, тізімдемені білдіреді. Мәтіндік сипаттағы ақпараттардағы таблицалар тікелей MS Word-та тиісті бағдарламамен байланыстырыла сақтала отырып көшіріледі, ол құжатқа енгізілген деректерді жаңартуға және редакциялауға мүмкіндік береді. Таблицаның түрлі-түсті безендірілуін қабылдауды жеңілдетеді.

Диаграмма (грек. diagramma – бейнелеу, сурет, сызба ) – көлемнің ара-қатынасын көлнекілілікпен көрсетіп бейнелеу. Диаграмманың кең тараған нұсқасы гистограмма (грек. histos, бұл жерде – бағана және ...грамма), яғни бағаналы диаграмма. Гистограмма аралас тік бұрыштардың жиынтығын білдіреді. Диаграмманы сандық көрсеткіштері бар таблицалардың негізінде оңай жасауға болады. Таблица тікелей MS Word-да жасалуы мүмкін, егер көрсеткіштерді өзгерту, таблицалардың мәнін есептеу және деректерді қайта есептеу қажет болса MS Excel пайдаланылады. Қажетіне орай ондаған нұсқалардың ішінен диаграммалардың кез-келген қолайлы түрін таңдап алуға болады.

Диаграмма, таблицалар, суреттер  және  басқа да элементтер автоматты түрде нөмірленуі мүмкін. Бұл жаңа элемент қосылған кезде нөмірлеудің автоматты түрде өзгеруін және тиісті таблицалар мен диаграммаларға жасалған сілтемелерді құжаттың мәтініне енгізуді жүзеге асыруға мүмкіндік береді.

Мәтіндік редакторлар жазу машинкаларына қарағанда мәтінді рәсімдеу үшін айтарлықтай мол мүмкіндік береді. Атап айтқанда: тақырыпшаларды жазуға, абзацтық шегерімдерді жасауға, мәтін жолдары арасындағы ұлғайтылған кеңістіктерді жоюға, жуан қаріптермен, курсивпен боліп, мәтінді жәй және қосарланған сызықтармен сызып көрсетуге, қаріптің көлемі мен үлгісін өзгертуге, мәтіннің сыртқы үлгісін жақсартуға және мазмұнын қабылдауды жеңілдетуге мүмкіндік береді. Алайда, бір құжатта түрлі гарнитуралардағы қаріптердің көп санын пайдалану орынсыз деп саналады, ол құжатты оқуды қиындатады.

Бір компьютерден екінші компьютерге берілетін құжаттар ұйымның барлық компьютерлерінде бірдей болып көрінуі үшін біркелкі орыс қаріптері орнатылған. Маңызды сәттері бөліп көрсету үшін мәтінде түрлі-түсті безендіруді пайдалануға болады.

Мәтінді әзірлеу кезінде синонимдер, антонимдер, түсіндірме сөздіктер, ал мәтіндерді шетел тілдерінде даярлаған кезде – ағылшын-орыс, орыс-ағылшын немесе тиісінше неміс, франсуз тілдеріндегі сөздіктерді пайдалануға болады. Олар таңдалған сөзді сөздіктің тиісті  бабында сол сәтте қарауға мүмкіндік береді.